由于会议厅采用短混响，因此，必须选用强吸声的结构。又因强吸声处理，因此建筑师经常采用各种容易引起声学缺陷的体形，如圆形、椭圆形、卵形平面、穹形屋顶等。而控制音质缺陷的措施，除了配置扩散结构外，通常用强吸声方法，因为它同时起到控制混响时间的作用。
会议厅吸声结构的配置和选择要根据它的容积标准（即装修要求）而定：在100m3左右的特小型会议室内（一般的圆桌会议），如果室内陈设有地毯、窗帘和沙发座，通常不需另作吸声处理，即可达到预计的混响时间值。在200m3以上的会议厅，一般都应配置吸声料或结构室内整体色调搭配，才不会因灯光不足而感到困乏。
应该注意的就是会议室的整体色调，如果想要显得富丽点，最好选择纯木色，这个颜色也会使你的会议室显得自然高雅。再有一点就是灯光，因为自然光不好控制，为了室内的亮度好调节，视频会议室不用有窗口，这样就需要在会场的控制台上面安装好灯光的控制器，这样会议台上的人就可以根据自己的需要调整室内的灯光了。如果想放投影，就要把室内屏幕处灯光调暗，这样屏幕上画面的效果才会更好；如果不用投影，灯光可以开的亮一点，这样会议台上的人可以更好的观察参会人的细微变化，掌控整个会场。也就是说出了屏幕处，其他地方最好还是保持稍高的亮度，这样人们才不会因灯光不足而感到困乏。
适度的光照度保证会议画面色彩逼真
就是通常所说得勒克司度（lux表示被摄主体外表单位面积上受到光通量。1勒克司相当于1流明/平方米，所谓光照度。即被摄隔音装修主体每平方米的面积上，受距离一米、发光强度为1烛光的光源，垂直照射的光通量。光照度是衡量拍摄环境的一个重要指标，因此适应的灯光照度也是会议室应用的基本必要条件。
摄像机均有自动黑色均衡电路，目前。能够提供真正自然的色彩。一般来说，会议室应防止采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。主要原因有二：一方面，从窗户射入的光(色温约5800K比日光灯(3500K或三基色灯(3200K偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)就会发生有蓝色投射和红色阴影区域的视频图像；另一方面由于召开会议的时间是随机的上午、下午的自然光源照度与色温均不一样，造成画面色彩质量的不可控制性，影响观赏效果。
合理的室内布局让视频会议“悦目”进行
会场四周的景物和颜色，视频会议系统的应用过程中。以及桌椅的色调都会严重影响画面的显示质量。因此，视频会议室的装修过程中一定要高度关注。
由于黑白两色对人物摄像将产生“反光”及“夺光”不良效应，色彩搭配方面。因此会议室内一般忌用“白”黑”之类的色调。通常来说，墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较适宜，如墙壁四周米黄色、浅绿、桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，南方宜用暖色，使所提供的视频电平近似0.35V
为了提高图像的质量，同时。摄像背景(被摄人物背后的墙)不宜挂有山水等景物，否则将增加摄像对象的信息量。基于润色会议室环境的考虑，室内可以摆放花卉盆景等清雅物品，增加会议室整体高雅，活泼，融洽气氛，以促进会议效果。
多功能会议室的特殊用途，声音既要清晰又要丰满。声波在室内的传播，可分为直达声与反射声，当声音在室内多次反射后，就形成了混响声。对音乐信号来说，最佳的混响时间能使音乐变得融洽和谐，动听悦耳。如果混响时间过长，好比在封闭的长廊内讲话，声音就会变得模糊不清，使清晰度下降；若混响时间过短，如在室外唱歌或演奏，则声音会变得干巴无力，呆板单调。房间要取得良好的音响效果，必须对室内的混响时间进行协调处理。
